MY YOB

Standar

I. Mencatat Saldo Awal
Saldo Awal Perkiraan
1. Klik setup, balances, account opening balance
2. Ketik saldo untk perkiraan kas  (tanpa Rp, tanpa titik)
3. Tekan enter isi saldo awal berikutnya
4. Klik Ok
5. Klik modul account klik account list untuk mengaktifkan kotak dialog, maka tampil keseluruhan saldo awal.
6. Klik close
Saldo Awal Piutang Dagang
1. Klik menu setup, balances, customer opening balance
2. Kemudian pilih dan klik satu pelanggan, lalu klik tombol add sale
3. Selanjutnya tekan tab untuk sampai pada kolom date dan totalincluding tax isilah bagian kolom tersebut
4. Pastikan kode pajak adalah N-T, jika tidak klik drop down select from list pilih N-T use tax code
5. Klik record
6. Lalu kita berada pada kotak customer opening balance klik option customer summary
7. Lakukan langkah tasi untuk pelanggan lainnya.
8. Klik Ok
9. Klik close
Saldo Awal Hutang Dagang
1. Pada jendela command center. Klik menu setup, balance, supplier opening balance
2. Kemudian pilih dan klik salah satu pemasok, klik tombol add purchase
3. Selanjutnya klik tab untuk sampai pada kolom date dan tab totalincluding tas, maka masukkan data sesuai dengan informasi
4. Pastikan tax code dalam keadaan N-T
5. Lalu klik tombol record
6. Selanjutnya semua data pemasok dimasukkan dengan cara tadi.
7. Apabila telah selesai klik OK
8. Klik close
Untuk melakukan impor data ke dalam file data MYOB, anda harus melakukannya dalam tahapan yang sesuai dan mempersiapkan file data sesuai dengan struktur data yang akan di impor.
Data yang harus diimpor pertama kali adalah data Daftar Perkiraan (CoA), karena beberapa data dasar bergantung pada keberadaan data CoA ini untuk menjalani proses impor.
Sebelum melakukan proses impor, anda sebaiknya menghapus perkiraan-perkiraan yang ada pada daftar standar, sehingga daftar perkiraan yang diimpor tidak akan bercampur dengan perkiraan standar yang telah ada. Untuk menghapus beberapa perkiraan tertentu (yang memiliki link account) anda harus menghilangkan link account yang ada.
Menghilangkan Link Account
• Langkah pertama adalah dengan membuat 2 (dua) perkiraan baru pada nomor perkiraan yang tidak terpakai pada Daftar Perkiraan yang akan diimpor (Mis. 1-9998 dan 1-9999), pilih tipe ‘Detail Cheque Account’ untuk memberi cheque privilege pada nomor perkiraan tersebut.

• Berikutnya Buka ‘Link Account : Account and Banking Account’, melalui menu Setup > Link Accounts > Account and Banking Account.

• Ubah Link Account seperti gambar di atas.

• Buka Link Account lainnya (Sales Account/ Purchases Account), dan ubah Link Account–nya ke perkiraan yang telah anda buat (mis. 1-9999)
• Buka Link Account terakhir pada daftar pajak dan ubah (dijelaskan pada Manual Implementasi selanjutnya).
Sekarang Daftar Perkiraan baru anda telah siap untuk di impor.
Follow up:
Mengimpor Data Perkiraan
• Gunakan menu File > Import Data > Account, dan anda akan mendapatkan layar Import Accounts, tentukan pilihan seperti pada contoh di bawah ini.
• Tekan tombol ‘continue’ dan anda akan mendapat layar Import Data, seperti di bawah ini, pasangkan masing-masing field, pada daftar Import Field dan daftar MYOB Premier Field.
• Tekan Tombol ‘Import’, dan data Daftar Perkiraan anda telah masuk ke File Data MYOB.
• Ubah Link Account kembali ke nomor perkiraan yang sesuai (dibahas kemudian).
Mengimpor Data Karyawan
Dalam melakukan impor data karyawan, hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu adalah daftar filter, yang digunakan dalam daftar karyawan yang akan diimpor. Misalnya : filter yang akan digunakan adalah Departemen, Grup Penjualan dan Wilayah Pemasaran.
Pertama buat nama ketiga filter tersebut melalui menu Lists > Custom List & Field Names > Employees dan masukkan data seperti pada contoh di bawah ini.
Sekarang anda telah memiliki nama filter yang diperlukan, untuk dapat mengimpor data secara benar anda harus membuat daftar untuk masing-masing filter sama persis dengan data pada masing-masing kolom filter dari data yang akan diimpor.
Gunakan Menu Lists > Custom Lists > Employees, kemudian lengkapi masing-masing filter.
Seluruh data filter yang digunakan dalam data yang akan diimpor harus diinput secara sama persis, termasuk penggunaan huruf kapital. Setelah seluruh data selesai diinput anda dapat melakukan impor. Perhatikan pesan yang diberikan MYOB setelah proses impor selesai.
Mengimpor Data Pelanggan / Supplier
Proses impor data pelanggan, terutama bila data pelanggan yang diimpor menyertakan data salesman per pelanggan, harus dilakukan setelah data karyawan (salesman) telah diimpor.
Dalam mengimpor data pelanggan selain mempersiapkan nama dan data filter seperti yang dilakukan pada proses impor data karyawan di atas, anda harus memastikan bahwa nama salesman pada data pelanggan yang akan diimpor sama persis dengan nama salesman pada data karyawan, atau data pelanggan tersebut akan ditolak (reject).
Pada proses impor data supplier hanya data filter supplier yang harus anda persiapkan terlebih dahulu.
Mengimpor Data Item / Persediaan
Tahapan yang sama anda lakukan dalam proses impor data persediaan, hanya tidak seluruh informasi pada data persediaan dapat anda impor. (untuk beberapa versi terakhir telah dapat dilakukan)
Data Bill of Material (BOM), tidak dapat diimpor, sehingga setelah data item selesai diimpor anda harus menginput data BOM satu per satu secara manual.
Masuk melalui tab Auto-build pada data item, dan lengkapi komponen produksi yang digunakan beserta jumlah item yang digunakan.
TAHAP PEMBUATAN DATA BARU
1. Bukalah program MYOB Accounting Plus Versi 13
*Proses – Introduction
*Kliklah tombol Create New Company File
2. Masukkan nama dan identitas perusahaan
3. Tentukan periode akuntansinya
4. Pilihlah opsi yang menunjukkan bahwa anda hendak membuat daftar akun
(Cart of Account / Account List)
a. I would like to start with one of list provided by MYOB
Accounting.
( Keterangan ini untuk menampilkan beberapa jenis bagan akun sesuai dengan
jenis perusahaan. Saudara dapat memilih salah satu di antaranya.)
b. I would like to import a list of accounts provided by my
accountant after I’m done creating my company file
(mengimpor dari bagan akun yang pernah Saudara buat).
c. I would like to build my own accounts list one I begin
using MYOB
(Membuat sendiri bagan akun untuk laporan keuangan yang akan dibuat, Saudara
dapat menambahkan sendiri jenis akun sesuai dengan yang diperlukan.)
5. Tetapkanlah nama file untuk data yang anda buat. Bila ingin mengubah nama dan lokasi
file ketikanlah CHANGE. Setelah selesai klik tombol next.
6. Kliklah Command Centre
7. Hilangkanlah tampilan mata uang rupiah untuk sementara waktu.
* Klik menu Setup – Preferences – Windows.
* Hilangkanlah tanda ceck list pada pilihan Show Currency Symbol in Windows dengan cara mengklik sekalli pada kotak yangberisi tanda centang.
* Hapuslah juga tanda ceck list Currency yang terdapat pada bagian Reports & Forms.
8. Buatlah daftar akun (Chart of Account / Account List ), dengan langkah berikut:
8.1 Klik tanda minus di pojok kanan atas jendela MYOB
8.2 Bukalah program Excel, kemudian ketikanlah “Daftar Akun”.
8.3 Setelah selesai, simpanlah dengan mengklik File Save As
8.4 Menyimpan hasil ketikan: simpanlah di Microsoft Office Excel Workbook dan
juga dalam bentuk Tex (Tab Delimited)
8.5 Setelah penyimpanan selesai anda harus keluar dari program excel (Exit)
LANGKAH IMPORT:
* Bukalah program MYOB, Lalu Klik menu File – Import Data – Accounts.
* Pilih dan Klik Update Existing Record – Klik Continue
* Lihat di Look In – pilih dan Klik File akun anda ( Akun LPK Griya……..), File of type ( Text File
( “TXT )
* Kemudian Klik Open , kemudian Match all , Kemudian Import
* Tunggu Prosesnya
* Keterangan:
PROSES IMPORT HARUS MENUNJUKKAN ANGKA “0” PADA BARIS RECORD SKIPPED. JIKA ADA ANGKA LAIN, BERARTI ADA AKUN IMPORT YANG GAGAL DAN HARUS DIPERBAIKI TERLEBIH DAHULU. BILA DEMIKIAN HALNYA, COBALAH UNTUK MENGIMPOR KEMBALI.
* Tampilan Daftar Akun (ACCOUNT LIST) yang kita import dapat dilihat dengan mengklik Account List

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s